COMO NÃO FAZER: "COMO NÃO CONDUZIR REGISTROS DE UM PROJETO OU OBRA"!

Outro “causo” interessante que pude observar e absorver algumas coisas. Neste caso especificamente, como não conduzir os registros de um projeto ou obra....

Em um momento em uma das empresas em que trabalhava, mais precisamente no começo de carreira, exercia atividades relacionadas a acompanhamento de obras de reforma. Comecei com pequenos projetos, e, com comprometimento, passei a ser visto no grupo como um profissional com potencial para assumir responsabilidades. Aliado à vontade de aprender, isso trouxe resultados interessantes na minha carreira, e fez com que despontasse nesta empresa.

A empresa era voltada para construção civil predial. E o dono, empreendedor, abriu uma outra empresa para trabalhar paralelamente com terraplanagem e construção pesada. Adquiriu os equipamentos necessários, contratou profissionais para “tocar” esta empresa e, embora estivéssemos no mesmo espaço físico, não tínhamos inter-relação profissional, até por uma questão organizacional e de apropriação de custos.

Passando o tempo, eventualmente o dono, mesmo contra a própria posição quanto a não misturar as empresas, e nesse ponto já com sedes separadas, costumeiramente pedia-me auxílio para alguma atividade que julgava mais complexa para a equipe da outra empresa.

Como era o dono das duas empresas, não via conflito. E realmente não havia conflito.

Só que uma dessas demandas realmente era mais complexa: desmontar um usina de asfalto adquirida em uma cidade e levá-la para outra. Como a equipe encarregada estava com dificuldades na desmontagem, fui chamado e auxiliei. Estando nos eixos, retornei. Chegada a hora de transportar, novamente fui solicitado. Resolvido e todo equipamento transportado, em uma verdadeira operação de guerra... afinal o prazo já estava no limite para retirar o equipamento.

Só que, para retirar a usina de sua origem, no destino as obras de infraestrutura para recebê-la deveriam estar prontas. E adivinhem?!? Sim, estavam pela metade. Uma cópia das instalações existentes na origem, só que ainda precisavam ser concluídos alguns serviços que demandariam um tempo que não tínhamos. Tive que improvisar e mudar algumas coisas, contra a vontade do chefe, pois admitia que teria que ser igual ao que existia na origem (mesma opinião do contratado para desmonte). Mas não tinha tempo, e algumas coisas tirei da caixa mágica, suportaras por vontade de aprender, estudo, cara de pau de ir atrás de algumas pessoas que diriam “você não sabe isso?”.

Retornando às atividades prediais, passaram-se algumas semanas e novamente fui convocado. Desta vez, para montar a usina. Daí para frente foram 2 anos, onde tive a oportunidade de estudar, aprender, apanhar muito em todo o processo. Aqui tenho que apontar algumas informações relevantes para entendimento futuro:

O contratado para desmontagem e montagem da usina era tido como “referência”;

Não fazia parte do escopo deste contratado o transporte;

Questionados sobre os manuais da usina, logo no início, quando do suporte à desmontagem, recebi a resposta:

“Não tem. Mas fique tranquilo, somos especialistas e conhecemos esta usina como a palma de nossa mão!”.

Voltando....

Recapitulando: gerenciei a desmontagem da usina, seu transporte para outra cidade, a conclusão de toda a infraestrutura para receber a usina, e montagem, pois, aqueles que eram os notórios conhecedores, bateram pino e não conseguiam atender aos prazos, montavam coisas erradas, gastavam material desnecessário, etc., o que fez com que o dono chegasse até mim e perguntasse: você dá conta de montar?

Lógico que eu não tinha experiência e nem sabia por onde começar, mas a resposta foi: SIM.

Busquei as informações como disse e finalmente concluímos a montagem.

Tá, mas por que toda essa história cansativa se no final de 2 anos e meio a usina estava montada?

Essa é a parte que remete ao “Como não fazer!” quanto a registros e documentos de uma obra ou projeto.

Antes de começar tudo, qual foi a pergunta feita a todos?

“Onde estão os manuais? Onde está a documentação da usina?”

Resposta: não tem.

O antigo proprietário vendeu e nem queria saber sobre documentação, afinal, era um equipamento com 20 anos de uso.

E, depois de toda essa epopeia, quando fui participar da reunião de fechamento do projeto (até então, participara apenas de reuniões andamento de projeto, as quais eram mais produtivas em campo, e não participara da reunião de abertura, óbvio), que ocorreu no escritório na cidade sede da empresa (onde havia estado sempre em caráter operacional), mais precisamente na sala do chefe, deparo-me com uma caixa sobre a mesa que faríamos a reunião, e me foi solicitado colocá-la sob a mesa lateral. Peguei a caixa e vi detalhes e nomes familiares que remetiam a peças da usina. Coloquei a caixa sob a mesa e lá havia mais 14 caixas, todas iguais, e iniciais à mão BG.

Com frio na barriga e um sentimento de ter sido “enganado pela incompetência alheia”, perguntei: “Essas caixas, são de onde?”

Resposta: “Não sei, deixaram aí para dar uma olhada. Disseram que eram documentos da usina, mas como já tinha passado tudo para o imobilizado da empresa, nem olhei.”

ERAM OS MANUAIS!!! BG era abreviação de Barber Greene, empresa fabricante da Usina!!!

Folheei os documentos e por um simples desinteresse em compartilhar informação, em ter um processo de gestão de projetos adequado, gastaram 2 anos e meio para montar uma usina que, de posse dos manuais, mesmo sem conhecimento, eu não levaria 6 meses!!!

COMO NÃO FAZER? Não sonegue informação. Não subestime processos gerenciais. Ouça seus colaboradores. Promova debates. Registre tudo.

Aprenda para reusar a informação.