COMO NÃO FAZER? NÃO PLANEJE.....................

”COMO NÃO FAZER?”: Não planeje.

Pode parecer óbvio, mas por incrível que pareça muitas empresas no Brasil ainda têm a cultura do “fazejamento”.

O que vou relatar, como nos outros posts, também é um fato verídico. E por incrível que pareça, aconteceu quase a mesma coisa em duas grandes empresas que estive, guardadas as proporções...

Para embasar nosso “causo”, vale relembrar aqui elementos do PMBOK, aplicados em gestão de projetos, quando a mudanças em projetos.

Todo projeto pode sofrer mudanças. Claro que analisando o triângulo da gestão de projetos, sabemos que se alteramos o escopo, alguma das outras áreas do conhecimento sofrerá impacto, para manter o equilíbrio.

Se muda o escopo, pode ser necessário mudar prazo, custo, qualidade, etc.

Até aí, tudo bem. Cientes desse fator, um planejamento bem feito já cerca bastante elementos que possam levar à necessidade de mudanças.

E quando falamos em planejamento, devemos considerar desde o planejamento estratégico (aquele de 10 e 5 anos) até o planejamento singular, ou seja, desde o portfólio gerado pela avaliação estratégica da direção, até os projetos individuais desdobrados dessas estratégias, que, obviamente se tornam metas.

E o que dizer quando você tem um plano estratégico indicando sua necessidade de aumento de produção para os próximos 10 anos, sendo que o marco zero é agora? Partir para o desdobramento das metas e objetivos, gerando planos de projetos e a execução destes? O mais óbvio.

E o que dizer quando no seu plano estratégico para aumento de produção diz, de maneira resumida e considerando apenas os pontos chave:

Aumentar o almoxarifado de matéria prima inicial;

Aumentar a linha de produção primária;

Aumentar o estoque de produto originado da linha de produção primária;

Aumentar o almoxarifado da material de montagem da linha final;

Aumentar a linha de montagem final;

Aumentar o estoque de produto acabado;

Aumentar área de despacho do material produzido.

Nesta ordem aproximadamente, para que sejam feitos no prazo estratégico.

Perfeito.

Então, primeiro passo:

1. Contratação da ampliação do almoxarifado de matéria prima: ok. Contratado e em execução.

2. No tempo planejado, após a contratação e início da execução do item 1, inicia-se o processo da ampliação da linha de produção primária: equipamentos, área de implantação, contratação, logística, etc.

Ok! Equipamentos adquiridos e projeto da área de implantação desenvolvido em função dos equipamentos adquiridos e de outros pontos relevantes. Todas as verificações feitas, ajustes e mudanças.

Contratação do projeto de implantação da ampliação feita. Início da implantação. Tuuudo correndo como o planejado. Mesmo com as variações normais de projeto...onde o gerente de projetos age para garantir a aderência.

Aí......

Retomando: sabemos que projetos podem sofrer alterações. Uma oportunidade nova, um produto novo, uma necessidade de mercado que impacte em atrasar, adiantar, ajustar...

Mas quando se está a 50% do projeto concluído e 50% do recurso gasto, e aderente, mudança somente se muuuito necessário, tipo os motivos acima. Mas...... quando não se tem uma explicação para se mudar a um galpão de 2000m2 de direção??? Isso mesmo!! Mudança de "DIREÇÃO".... ERA VOLTADO PARA NORTE E PASSOU A SER PARA LESTE!! Pelo menos, as explicações e conclusões a que se chegou, não impactaria em ganho direto relevante, que não se pagaria com o resultado final, implicaria em enorme risco de atraso e custo maior. De fato, até onde conseguimos entender, foi devido a uma “simples” frase e posição gerencial:

Enquanto o projeto completo era desenvolvido e toda análise de escopo era identificada, um prazo de mais uma semana estava planejado e seria demandado, dentro do qual, todos os elementos potenciais de composição da segunda etapa estavam sendo identificados. Porém, não se sabe por que, chegou a máxima: “Já deu. Vamos enfrente com o que já temos. É o suficiente para contratar. Esse história de continuar com planejamento é bobagem. Já sabemos tudo o que precisa. Já temos o projeto do galpão.”

Manda quem pode, obedece quem tem juízo.

Com a metade executado concluíram que a disposição do galpão deveria ser outra. Caso contrário, o equipamento e um dos elementos que ainda não tinham sido efetivamente avaliados (seria o próximo item a ser analisado) simplesmente não teria como ser instalado, por causa do seu tamanho e forma como entraria no espaço de instalação. O equipamento já estava construído e a caminho do Brasil (vindo por via marítima, da Alemanha).

Resultado: o galão teve que ser construído e sua utilização feita perpendicular ao planejado, desperdiçando sua eficiência energética em 80%, já que o projeto considerava uma cobertura para utilização racional de energia, e dependia de toda a estrutura já instalada. Desmontar o galpão para montá-lo na posição certa não era uma alternativa, por causa das dimensões, prazo, custos, etc.

Em resumo: um gasto de 10MM a mais, um prazo estendido em 6 meses, uma eficiência energética menor 80%, uma qualidade de produto acabado altamente suspeita.......

E óbvio, algumas cabeças na bandeja do presidente da empresa kkkkkkkkk